Preparación para la demanda del cuarto trimestre y el stock estacional

¿A dónde va a parar tu stock de Navidad antes de la temporada alta?

El cuarto trimestre no pilla a nadie por sorpresa. Sabes que se acerca, el transporte ya está reservado y el calendario no ha cambiado. Lo que pilla desprevenidos a los equipos de operaciones es el desfase entre el momento en que llega el stock y el momento en que realmente se ha asegurado el espacio para almacenarlo. A continuación te explicamos cómo subsanarlo antes de que ese desfase se convierta en un problema.

Por qué los almacenes se quedan sin espacio antes incluso de que comience la temporada alta

Las cuentas de la logística en temporada alta son sencillas: entra más mercancía y sale menos. Pero lo que en octubre parece un problema de almacén suele tener su origen en una deficiencia en la planificación de agosto.

Hay varios factores que aceleran la crisis:

• La mercancía entrante llega antes de lo previsto y no hay margen para los envíos anticipados.
• Los materiales de embalaje, el cartón ondulado y los suministros se amontonan antes incluso de que comience la producción.
• Las devoluciones de temporadas anteriores siguen ocupando espacio en la tienda, por lo que las nuevas llegadas se convierten en exceso de stock el mismo día que llegan.
• Los retrasos de las navieras y en los puertos provocan una acumulación repentina de contenedores, lo que convierte un volumen manejable en una avalancha.

Cuando la planificación de la capacidad del almacén se pospone hasta que este ya está lleno, las opciones se encarecen rápidamente. Se recurre a contratos de alquiler de almacén a toda prisa, a almacenamiento fuera de las instalaciones con acceso deficiente o a tasas de retención y demora que se acumulan mientras los contenedores esperan un lugar al que ir.

El coste de la espera

Un socio regional de almacenamiento se enfrentaba a retrasos en los contenedores en dos ubicaciones, con gastos de demora que superaban los 10 000 dólares al día. Necesitaban espacio de almacenamiento adicional y lo necesitaban de inmediato. Llamaron a Warehouse on Wheels, se instaló capacidad de almacenamiento temporal en ambas ubicaciones y los gastos de demora dejaron de acumularse.

Es un buen resultado, pero podría haber sido excelente. Resultó más caro de lo necesario, porque el contador ya estaba en marcha antes de que nadie hiciera la llamada. La mayoría de las prisas del cuarto trimestre se deben a lo mismo: las empresas empiezan a planificar demasiado tarde, a pesar de saber que el cuarto trimestre llega cada año en la misma época. 

La planificación de la capacidad de los almacenes para el cuarto trimestre debería comenzar en verano, no en octubre. Para cuando el almacenamiento de existencias para las fiestas se convierta en un problema a nivel de planta, las opciones para gestionarlo ya se habrán reducido.

Cómo las empresas crean capacidad antes de que llegue la crisis

«Warehouse on Wheels» realiza entregas remolques de almacenamiento de 53 pies directamente a sus instalaciones, centro de distribución o lugar de trabajo. Llegan a la altura del muelle y listos para cargar, y se alquilan mes a mes sin compromiso a largo plazo.

Así es como las empresas las utilizan para prepararse para el cuarto trimestre:

• Preparación del inventario antes de que llegue la temporada alta, para que el espacio del almacén permanezca despejado y permita llevar a cabo las operaciones de preparación de pedidos sin problemas.
• Mantener los materiales de embalaje, el cartón ondulado y los suministros fuera de la planta de producción hasta que sean necesarios.
• Crear un margen de tiempo para la mercancía que llega con antelación, de modo que los contenedores se descarguen según lo previsto y no se acumulen las tasas de demora.
• Ampliar la capacidad en varias ubicaciones al mismo tiempo, sin necesidad de reconfigurar ninguna de las instalaciones.

Una cadena de bricolaje mantuvo sus tiendas plenamente abastecidas durante la temporada alta gracias a la ampliación de su parque de remolques de almacenamiento en varias regiones, que devolvió una vez finalizada la temporada. Las condiciones de alquiler mensual permitieron que el almacenamiento de existencias estacionales se redujera con la misma facilidad con la que se había ampliado.

Cómo es realmente la cronología

Las empresas que gestionan el cuarto trimestre sin problemas suelen seguir un enfoque similar. Identifican las carencias de capacidad en la cadena de suministro antes de que se produzcan, reservan espacio de almacenamiento temporal en los almacenes antes de que comience el transporte de mercancías y preparan el inventario dejando margen para recibir más stock.

Así es como se presenta una ventana de planificación práctica:

• Agosto: Comparar la capacidad actual del almacén con el volumen de entradas previsto para el cuarto trimestre. Identificar la diferencia.
• A principios de septiembre: Ponte en contacto con «Warehouse on Wheels» para confirmar la disponibilidad de los remolques de almacenamiento y programar la entrega. La mayoría de los clientes pasan de la primera llamada a la entrega del remolque de almacenamiento en un plazo de entre 24 y 48 horas, pero reservar con antelación te ofrece más flexibilidad.
• A mediados de septiembre: Los remolques de almacenamiento ya están en las instalaciones. Los materiales de embalaje, los primeros envíos y el exceso de stock se trasladan a los remolques de almacenamiento. La superficie del almacén queda libre para las operaciones.
• De octubre a diciembre: adapta la capacidad al alza o a la baja según varíe el volumen. Los remolques de almacenamiento se recogen al finalizar la temporada, según tu calendario.

Ese es el margen de tiempo para la planificación que evita que el cuarto trimestre se convierta en un caos.

Las cifras que hay detrás de la decisión

Cuando las empresas comparan soluciones para el exceso de stock en los almacenes, la decisión suele reducirse al coste. Los remolques de almacenamiento temporal son hasta cuatro veces más baratos por pie cuadrado que el espacio de almacén fijo. Para la mayoría de las operaciones del cuarto trimestre, el coste de unos meses de alquiler de un remolque de almacenamiento se ve compensado con creces por las tasas de demora, la ineficiencia laboral y los costes de almacenamiento de emergencia que se evitan.

Warehouse on Wheels presta servicio a más de 6.000 clientes de los sectores de la fabricación, el comercio minorista y la distribución. El ahorro total de toda esa cartera de clientes oscila entre los 80 y los 100 millones de dólares al año. Esa cifra procede casi en su totalidad de empresas que decidieron planificar con antelación.

Una llamada y ya está todo en marcha

Warehouse on Wheels cuenta con más de 40 sedes repartidas por Estados Unidos, Canadá y México, con decenas de miles de remolques de almacenamiento listos para su uso. Cuando estés listo para empezar a planificar el cuarto trimestre, llama a tu equipo local de Warehouse on Wheels o solicita un presupuesto en línea. Recibirás información sobre disponibilidad y precios en cuestión de horas, y tendrás los remolques de almacenamiento en tu ubicación antes de que la temporada te pille desprevenido.