¿Por qué los gigantes del comercio minorista mantienen sus remolques hasta enero?

Hay una fecha que, sin que nadie se dé cuenta, determina cómo va a transcurrir el mes de enero en un centro de distribución minorista, y no es en enero.

Es la fecha de finalización que alguien indica en un contrato de alquiler en otoño.

Muchos comerciantes fijan esa fecha para el 26 de diciembre. La temporada termina, los remolques se recogen y el patio queda limpio para el año nuevo. Parece una buena forma de organizarse.

Devolver el espacio es lo más lógico. Merece la pena disponer de capacidad flexible precisamente porque se puede devolver cuando el pico de demanda haya pasado. La única pregunta es cuándo. Para la mayoría de los comercios minoristas, el 26 de diciembre es una respuesta errónea por un margen de entre cinco y ocho semanas, y las cadenas que gestionan bien esto no lo hacen.

Hemos elaborado un manual basado en décadas de trabajo con los gigantes del comercio minorista, y una de las pautas más claras que se desprende de él es la siguiente: los mejores operadores planifican la temporada, no el pico de ventas. Planifican todo el periodo, desde agosto hasta enero, y se toman la segunda mitad con la misma seriedad que la primera.

La ola de devoluciones dura un mes, no un fin de semana

Empieza por lo que se suele subestimar. Las devoluciones tras las fiestas no suponen una semana ajetreada después de Navidad. Son una auténtica avalancha que se prolonga durante todo un mes tras el final de la temporada alta.

Enero trae tres cosas a la vez, y todas ellas necesitan espacio:

• Las devoluciones que llegan a través de las tiendas y de los canales de envío directo al centro de distribución.
• Ciclos de donación para distribuir los productos a las redes asociadas.
• Excedente de liquidación, es decir, el stock que no se ha vendido y que ahora hay que almacenar en algún lugar mientras se rebaja su precio y se redistribuye.

Se trata de una segunda oleada. Llega justo después de la primera, a un centro que acaba de pasar seis semanas funcionando a pleno rendimiento, con una plantilla agotada y, en parte, temporal. Y, a diferencia del pico, casi nadie la prevé, porque según el calendario la temporada ya ha terminado.Un artículo complementario.

Las devoluciones y la reposición no deben realizarse en el mismo muelle de carga

Este es el modo de fallo operativo, y es el que convierte un mes de enero que se podía gestionar en uno malo.

Las devoluciones llegan por la entrada. El reabastecimiento también llega por la entrada. Si ambos llegan a las mismas puertas de carga y a la misma zona de preparación, el centro de distribución se satura y, entonces, ninguno de los dos flujos avanza a la velocidad que debería. Las devoluciones se acumulan sin procesar, lo que retrasa los abonos y la reposición de existencias. El reabastecimiento se queda estancado, lo que deja a las tiendas sin existencias justo en el momento en que intentan recuperarse de la temporada festiva.

Los minoristas que aplican esta estrategia separan ambos procesos. Crean una zona de logística inversa, utilizando remolques de almacenamiento tanto para el transporte como para el almacenamiento a corto plazo, de modo que las devoluciones quedan físicamente separadas de las mercancías de reposición y el centro de distribución principal nunca tiene que decidir entre ambas.

Es una medida sencilla. Requiere que las unidades estén ya sobre el terreno, lo que significa que hay que haberlo decidido en otoño.

Lo que realmente se ve a través de la ventana

Detalles, según el modelo en el que funcionan estas cadenas:

Entre cinco y diez remolques por tienda. Esa es la cantidad que la mayoría de los minoristas que siguen este manual mantienen durante la avalancha de devoluciones. No por centro de distribución, sino por tienda. Se trata de un compromiso mucho mayor que el de una o dos unidades por tienda que se destinan al stock estacional voluminoso durante la temporada alta, y está dimensionado para un flujo que discurre en sentido contrario.

Los remolques se retuvieron en lugar de liberarse en diciembre. Los grandes distribuidores no se deshacen de todo el stock el 26 de diciembre. A lo largo de diciembre ya retienen un gran volumen de remolques para reposiciones de última hora y para preparar las rebajas de después de Navidad, y ese volumen se traslada directamente al periodo de devoluciones.

Las donaciones se prolongan hasta febrero. En el caso de los minoristas que colaboran con redes de donaciones, los camiones distribuyen las donaciones recibidas a lo largo del periodo de gran volumen que abarcan enero y febrero. Esto supone dos meses completos más allá de la fecha en la que la mayoría de la gente cree que termina la temporada.

Por qué se trata de una decisión de otoño

Todo lo anterior resulta obvio desde el punto de vista operativo en cuanto lo ves. La razón por la que no ocurre es que no se trata de una decisión operativa. Es una decisión contractual, y la toma alguien meses antes con el objetivo de cerrar el ejercicio sin problemas. Secretos del comercio minorista: cómo las grandes cadenas se las arreglan para hacer frente al caos del almacenamiento en el cuarto trimestre

Hay tres razones por las que el otoño es la única oportunidad real:

El plazo se fija en el momento de la firma. Ajustar la capacidad a medida que cambia la demanda es precisamente el objetivo de un contrato de 30 días, y en octubre funciona exactamente como se anuncia. Enero es el único mes del año en el que no es así. Prorrogarlo a mediados de enero significa renegociarlo precisamente durante las semanas en las que todas las demás cadenas de la región se están encontrando con el mismo problema. La disponibilidad ya no es la misma que en octubre.

La liberación es una puerta de sentido único. Las unidades que se devuelven pasan a formar parte de un fondo regional. Recuperar la misma capacidad en tres semanas es un tema aparte, no una marcha atrás.

El plan de salida es lo que le da flexibilidad. La ventaja de los acuerdos de 30 días y el escalado semanal es que se puede mantener o liberar en función de la velocidad real. Eso solo sirve de ayuda si alguien está supervisando la velocidad en enero y tiene la autoridad para tomar la decisión con una sola llamada telefónica. Si la fecha de finalización se hubiera fijado de forma rígida en septiembre, nunca habría habido flexibilidad.

Los expertos lo dejan claro: hay que planificar bien el proceso de logística inversa antes de enero, no durante el mismo.

Qué hacer de forma diferente este otoño

Cuatro cosas, ninguna de las cuales supone ningún coste si se decide ahora.

Fija la fecha de finalización en el plazo de devolución, no en Navidad. Si las devoluciones se prolongan un mes más allá del pico de ventas y la preparación de las donaciones se extiende hasta febrero, entonces una fecha de finalización del 26 de diciembre es errónea en un plazo de entre cinco y ocho semanas. La lista de comprobación de ocho puntos

Decide dónde se almacenarán físicamente las devoluciones. Un patio independiente o un bloque de naves separado, alejado de la zona de recepción. Elige el lugar ahora, mientras el patio está vacío y puedes verlo bien.

Calcula el volumen a nivel de tienda. Una o dos unidades por tienda en época de máxima actividad es una cifra diferente a entre cinco y diez durante el periodo de devoluciones. Decide qué tiendas deben reforzar su oferta y cuándo.

Indica quién toma la decisión en enero. Alguien tiene que supervisar el volumen de operaciones durante las dos primeras semanas de enero y decidir qué se devuelve y qué se queda. Si nadie se hace cargo, se aplica la opción por defecto, que es la fecha indicada en el contrato.

Esto último tiene más importancia de lo que parece. La recomendación general del manual es designar a un responsable de almacenamiento en cada centro, y enero es el mes en el que ese cargo realmente demuestra su utilidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura la oleada de devoluciones tras las fiestas? Aproximadamente un mes completo después de que termine el pico de temporada, y los ciclos de donaciones y las rebajas de fin de temporada se prolongan hasta febrero para muchos comercios. No se trata de una semana después de Navidad.

¿Cuántos remolques de almacenamiento utilizan los minoristas para las devoluciones? La mayoría de los minoristas que siguen este manual disponen de entre cinco y diez remolques por tienda durante el periodo de devoluciones, lo que supone una cantidad considerablemente mayor que los uno o dos por tienda que se suelen utilizar para el stock de temporada durante los picos de demanda.

¿Por qué separar las devoluciones del reabastecimiento? Ambos flujos llegan a la entrada. Compartir las puertas de carga y el espacio de preparación congestiona el centro de distribución, lo que retrasa la tramitación de las devoluciones y, al mismo tiempo, priva a las tiendas de la reposición necesaria. Un patio dedicado a la logística inversa evita que ambos flujos compitan entre sí.

¿Cuándo debe un minorista planificar su capacidad de logística inversa? En otoño, cuando se fija el plazo del alquiler. Ampliar la capacidad a mediados de enero implica tener que renegociar durante las semanas en las que la disponibilidad regional es más escasa.

¿Se pueden utilizar los remolques de almacenamiento para la preparación de donaciones? Sí. Los minoristas que colaboran con organizaciones benéficas almacenan las donaciones que reciben en remolques durante el periodo de gran volumen de enero y febrero.

¿Deberían devolverse los contenedores justo después de Navidad? No para la mayoría de los minoristas. A lo largo de diciembre, sigue habiendo un elevado volumen de remolques en uso para la reposición de última hora y la preparación de las rebajas posnavideñas, y eso se prolonga directamente hasta el periodo de devoluciones.

Consigue la guía estratégica

Todo esto se desprende de «Secretos del comercio minorista: cómo las grandes cadenas se las arreglan para hacer frente al caos del almacenamiento en el cuarto trimestre». La versión completa incluye la cronología del aumento de volumen desde septiembre hasta enero, las tácticas por tipo de establecimiento —incluidos los centros de logística inversa y las redes de donaciones— y la lista de comprobación de ocho puntos cuyo último punto es precisamente este: tener preparado un plan de logística inversa para después de las fiestas.

Si te interesa la primera mitad de la temporada, en un artículo complementario hemos explicado cómo los Giants aprovechan al máximo ese momento álgido.

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